Każdy hotel, który posiada kategoryzacje i nie tylko podczas dokonywania rezerwacji za pośrednictwem na przykład biura turystycznego powinien przygotować odpowiednią dokumentacje. Do najważniejszych dokumentów jakie należy przygotować jest : oferta, umowa, karta meldunkowa, karta pobytowa oraz faktura VAT. Na tym portalu postaramy się pokrótce przybliżyć Państwu na przykładzie jednego z sopockich hoteli co powinny zawierać takie dokumenty, co robić w momencie gdy klient rezygnuje z pobytu. W większości przypadkach takie dokumentu przygotowuje się w momencie przyjmowania rezerwacji grupy zorganizowanej, przy współpracy z biurem turystycznym lub przy zorganizowanych wyjazdach biznesowych. Takie dokumenty są bardzo ważne nie tylko dla hotelu ale również dla osoby zamawiającej usługę hotelową np. w przypadku gdy wynikły jakiegoś typu roszczenie pomiędzy zamawiającym a realizującym usługę